La boîte de réception d'une société, d'une ESS ou d'une association est souvent un carrefour vital, mais elle peut rapidement devenir un gouffre à temps et à énergie. Entre les demandes de devis, les relances de factures fournisseurs, les demandes d'adhésion, les partenariats et les newsletters, il est crucial d'avoir une stratégie de tri et de gestion.
❌ Le piège : Laisser la boîte mail devenir une liste de tâches interminable où les urgences se perdent.
✅ La solution : Mettre en place des règles simples et des outils adaptés pour gagner en efficacité et en clarté.
💡 3 Astuces Clés pour une Boîte Mail de société ou d'Asso Optimisée :
Créez des Dossiers Thématiques :
Séparez le suivi Client, Fournisseurs, les Adhésions/Dons, les Partenariats/Sponsors, les Événements, et les Administratif/Compta.
Le gain : Vous savez immédiatement qui doit traiter le mail et son niveau d'urgence.
Utilisez des Étiquettes (Labels) et des Filtres :
Configurez votre messagerie (Gmail, Outlook, etc.) pour étiqueter et archiver automatiquement les emails récurrents (ex: confirmations d'outils, newsletters sans action immédiate).
Le gain : Votre boîte de réception principale devient un espace pour les communications qui nécessitent votre attention.
Désignez un Responsable et un Back-up :
Assurez-vous qu'au moins deux personnes formées et dédiées se relaient pour la gestion quotidienne. La continuité est essentielle.
Le gain : Répartition de la charge de travail et réactivité assurée, même en cas d'absence.
La gestion efficace de l'email, c'est plus de temps pour la mission de votre structure !